Quando não usar RPA, mais cenários.

No artigo anterior expliquei sobre alguns dos cenários mais comuns em que a automação com RPA não são recomendados.

Desta vez abordaremos algumas “pegadinhas”. Ou seja, processos que aparentemente atendem a critérios para serem automatizados, mas que quando analisados no detalhe, se verifica que o custo-benefício não se revela favorável a automação. Vamos a eles?

1) Informações não padronizadas:

São cenários em que a automação trata de buscar e processar informações em e-mails ou documentos (ex: Word, Excel, PDF), o que de fato é uma tarefa perfeitamente possível de ser automatizada com RPA. Porém ao analisar no detalhe, se constata que as informações existentes nestes e-mails ou documentos têm campos e layout bastante variados. Podemos citar, por exemplo, um arquivo de Nota Fiscal em PDF, que pode ter um layout bastante diverso, conforme a empresa emissora ou região de origem. Imagine um cenário de realizar a automação prevendo dezenas ou até centenas de layouts diferentes? Em tese seria possível fazer esta automação, mas o custo e o prazo de desenvolvimento da automação seriam bastante elevados, podendo em muitos casos não justificar os ganhos obtidos. Nestes casos, a automação deveria atacar somente os casos mais comuns, o famoso princípio de Pareto, também conhecido como regra do 80/20.

2) Processos com baixo volume de execução:

Eventualmente nos deparamos com o “processo perfeito” para ser automatizado com RPA: as informações manipuladas são fixas, são poucos os sistemas envolvidos, o processo é basicamente cópia de informações de um lugar para o outro etc. Porém, basta uma entrevista com a área de negócio para sabermos que este processo é executado, por exemplo, apenas uma vez por mês. Neste caso são boas as chances de que os custos envolvidos para desenvolver e manter a automação não se justificam, em relação aos benefícios obtidos com ela. Fica então a dica: o processo ter uma quantidade alta de execuções é um importante critério ao avaliar a viabilidade da automação. É claro que se a organização já tem a solução de RPA implantada e processos que efetivamente dão retorno já foram automatizados, e existe agenda disponível nos robôs, esta automação poderia ser feita sem problemas.

3) Baixo retorno da automação:

A exemplo do processo descrito no item acima, podemos ter um processo que atende aos principais critérios para serem automatizados. E este processo inclusive possui um alto volume execução! Porém, quando se analisa no detalhe, se verifica que embora ele seja executado 2 vezes por dia, todos os dias, ele consome apenas 01:00 hora diária de esforço de um perfil júnior da organização (que possui um valor/hora baixo). Então, ao comparamos os ganhos que viriam com esta automação em relação ao custo de desenvolvê-la e mantê-la, é provável verificarmos que o ROI é muito baixo, e não se justificaria o investimento.

4) Tarefas que exigem ação no plano físico:

Este item é bastante óbvio, mas nunca é demais reforçar. O termo “robô” é muito utilizado no contexto de RPA, mas isso certamente não significa robôs físicos como os que vemos em montadoras de automóveis ou empresas futuristas. Um robô em RPA é simplesmente um software instalado num computador, então obviamente não terá nenhuma ação em qualquer tarefa que deve ser realizada no plano físico. Como por exemplo: imprimir e carimbar um documento, visualizar um código num token físico, arquivar um documento num depósito, receber fisicamente um produto, entre outros casos.

No entanto, em um próximo artigo posso explicar como é possível incluir o RPA nesses casos específicos que temos ações físicas em meio ao processo de automação.

E com isso finalizamos esta visão geral de cenários não adequados ao uso do RPA. Certamente existem outros cenários, mas estes são os mais frequentes.

Cabe ressaltar novamente que não existe regras “gravadas na pedra” de quando deveria ou não usar o RPA. Por isso é importante a realização de uma análise de ROI, verificando os custos previstos para desenvolvimento e manutenção do robô, em comparação aos ganhos obtidos com a automação. Desta forma, vai ficar mais claro a todos o real custo-benefício da automação daquele processo.

TAGS: #rpa

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